Druckerverwaltung gut umgesetzt

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Industriedrucker, Multifunktiongeräte, Etikettendrucker – je nach Branche und Unternehmen kommen viele verschiedene Drucker zum Einsatz. Ohne eine effiziente Druckerverwaltung kann es zu Arbeitsausfällen und Zeitverlust kommen. Wir zeigen, wie Sie die Druckerverwaltung optimieren und welche Stolperfallen dabei zu beachten sind.

Drucker verwalten: Was bedeutet das?

Unter Druckerverwaltung versteht man die Konfiguration, Bereitstellung und Wartung von Druckern. Dazu gehören neue Druckköpfe und das Bereithalten von Holstern und Taschen für mobile Drucker genauso wie das Installieren neuer Treiber. Die Druckerinfrastruktur ist in den meisten Betrieben ziemlich unübersichtlich. Viele Geräte mit unterschiedlichen Funktionen wie Scannen, Faxen oder Kopieren sorgen nicht nur bei deren Benutzern für Verwirrung. Auch die zuständigen IT-Techniker müssen den Durchblick behalten.

Eine transparente Geräteverwaltung ist die einzige Möglichkeit, die einzelnen Komponenten nachhaltig unter Kontrolle zu bringen.

Nur, wenn alle Features zuverlässig funktionieren, ist die Belegschaft zufrieden. Doch wo liegen dabei die entscheidenden Punkte?

Printer als Teil der Unternehmens-IT

In manchen Betrieben vergisst die IT-Abteilung, nach der Aktualisierung von Serversoftware, Speichersystemen und Netzwerken auch die Konfiguration der Druckerlandschaft auf den neuesten Stand zu bringen. Das passiert meistens dann, wenn die Druckergeräte nicht als Teil der IT-Infrastruktur angesehen werden. Die Folgen können kostspielig sein: Sicherheitslücken, unterschiedliche Updates und fehlende Patches verursachen Probleme bei den Druckprozessen. Niemand weiß mehr genau, bei welchen Geräten Updates installiert wurden, wie stark deren Auslastung ist und wo sie sich überhaupt befinden.

So kann es passieren, dass Mitarbeiter ihre Dokumente auf den falschen Druckern ausgeben, während andere Geräte völlig unbenutzt in der Ecke stehen. Dieser Zustand ist nicht nur ein eklatanter Kostentreiber, sondern erhöht auch den Aufwand für die Durchführung von Arbeitsaufgaben. Nebenbei blockiert er die Produktivität des Personals. Intelligente Softwareplattformen können für bedeutende Verbesserungen in der Druckerverwaltung sorgen.

Automatisierte Geräteverwaltung als Bremsklotz

Vor allem, wenn personelle Engpässe die IT-Abteilung einschränken, erscheint es attraktiv, die Hardwareverwaltung zu automatisieren. Nicht immer ist diese Vorgangsweise allerdings ein Selbstläufer. Kommt es zum Beispiel während der Spitzenzeit eines Betriebsablaufes zu einem automatischen Softwareupdate, entstehen unnötige Wartezeiten, die ganze Unternehmensprozesse zum Stillstand bringen können.

Sogar wenn der Zeitpunkt der Neukonfiguration geplant ist, können Kleinigkeiten schwerwiegende Probleme verursachen – etwa, wenn ein Drucker gerade ausgeschaltet ist oder sich im Ruhemodus befindet.

Faktor Druckerbereitstellung

Drucker verwalten ist eine sensible Angelegenheit. Meistens müssen die Geräte genau eingerichtet werden, um perfekt zu funktionieren. Leistungs- und Netzwerkeinstellungen, Statusberichte und Sicherheitsprotokolle müssen exakt konfiguriert werden. Der Etikettensensor ist zu kalibrieren, damit Anfang und Ende der Etiketten richtig erkannt werden, auch die Einstellung der Druckerhelligkeit kann entscheidend für funktionierende Betriebsabläufe sein.

Unleserliche Barcodes führen zum Beispiel in Lieferketten zu höheren Rückgaberaten und vermehrten Anrufen beim Helpdesk. IT-Administratoren sind deshalb extrem gefordert, die verschiedenen Spezialdrucker optimal zu verwalten und bereitzustellen.

Druckerbestand vereinheitlichen

In großen Unternehmen können Tausende von Druckern zum Einsatz kommen – und das in den unterschiedlichsten Typen und Modellen. Immer wieder versuchen wohlmeinende Benutzer, die Einstellungen der Geräte ohne Rücksprache mit der IT-Administration zu ändern. Der Aufwand, die Ursache mancher Fehlfunktion zu finden und diese dann zu beheben, kann enorm sein. Je vielfältiger die Geräte sind, desto schwieriger sind auch Wartung und Behebung von Druckproblemen. Druckertreiber und Software müssen mühsam einzeln konfiguriert werden, was logischerweise die Fehlerquote erhöht.

Die Korrektur solcher Probleme wird zur Sisyphusarbeit, die extrem viel Zeit in Anspruch nimmt. Experten empfehlen deshalb, innerhalb der Unternehmensgruppe möglichst einheitliche, standardisierte Produkte zu verwenden und auf eine zentrale Druckerverwaltung zurückzugreifen.

Sicherheitsrisiken minimieren

Wie alle anderen Geräte in der Arbeitsumgebung sind auch die Drucker gewissen Sicherheitsrisiken ausgesetzt. Werden sie nicht ordnungsgemäß verwaltet, können sich Unbefugte relativ leicht Zugang zum Unternehmensnetzwerk verschaffen. Vertrauliche Daten können damit in falsche Hände gelangen.

Deshalb ist es extrem wichtig, regelmäßig das Betriebssystem zu aktualisieren und die Kennwörter zu ändern.

Nur so kann unautorisierter Zugriff verhindert werden. Diese Tätigkeit ist allerdings ziemlich mühsam, weshalb sie nicht immer mit letzter Gewissenhaftigkeit umgesetzt wird.

Drucker verwalten: Transparenz bringt Übersicht

Bei der Überwachung, Wartung und Verwaltung von Druckern spielt Transparenz eine entscheidende Rolle. Intelligente Softwarelösungen unterstützen die IT-Administration, die Kontrolle über die Druckerverwaltung zu behalten. Diese Systeme erleichtern auch die Integration und Vernetzung der Geräte untereinander sowie die Einspielung allgemeiner Updates. Aus diesen nachvollziehbaren Gründen ist die Einführung einer derartigen Softwareplattform absolut sinnvoll.

Diesen Trend haben längst auch namhafte Entwickler aufgegriffen und revolutionäre Lösungen für die zentrale Druckerverwaltung auf den Markt gebracht. Alle Geräte sind über eine einheitliche Plattform miteinander verbunden, wodurch die Wartung und das Einspielen von Updates extrem vereinfacht werden. Das Verwalten ist bequem über Tablets, Smartphones oder herkömmliche Desktop-PCs möglich – und das innerhalb der gesamten Arbeitsumgebung.

Wie Unternehmen von einer zentralen Druckerverwaltung profitieren

Miteinander vernetzte, Cloud-fähige Drucker überzeugen durch besonders innovative Funktionen. Relevante Informationen wie Auslastung oder Standort sind auf einen Klick erfasst und liefern transparente Daten, um fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können. Sogar Wartungsmaßnahmen können dadurch geplant und damit eventuelle Geräteausfälle vermieden werden. Alle diese Vorteile helfen im Endeffekt dem Unternehmen, Effektivität zu optimieren und Kosten zu minimieren.