POS-Systeme im Einzelhandel

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Die zentrale Komponente zum Betrieb des Einzelhandels ist das POS System oder Kassensystem. Hier laufen alle Fäden des Geschäftes zusammen, von Preisen über Bestände bis zu Abverkaufsstatistiken und Kundeninformation. Dieses System ist eine Kombination von Hardware und Software, deren Einzelteile möglichst optimal auf das jeweilige Business abgestimmt sein müssen.

Wesentliche Hardware-Komponenten

Es macht natürlich einen Unterschied, ob der POS zu einem Backshop gehört, zu einem Getränkemarkt mit Kommissionsware, Zubehörverleih und Lieferservice, oder zu einem Baumarkt oder Warenhaus mit unterschiedlichen Warengruppen, Abläufen und Algorithmen für die Preisermittlung. Grundsätzlich gehören aber immer bestimmte Teile zur Ausstattung.

Terminal

Das zentrale Gerät für die Eingabe und Anzeige von Daten, in erster Linie beim Verkauf. Ist heute aber auch Arbeitsgerät für andere Funktionen wie Ausgabe von Berichten, oder An- bzw. Abmeldung von Mitarbeitern. Das POS-Terminal ist in der Regel mit Touchscreen ausgerüstet.

Kassenlade

Auch wenn der bargeldlose Zahlungsverkehr propagiert und immer häufiger benutzt wird: die Kassenlade für das Geld wird in absehbarer Zeit nicht verschwinden, weil sich gerade in Deutschland das Bargeld immer noch großer Beliebtheit erfreut.

Barcode Scanner

Der Scanner vereinfacht den Checkout-Prozess ganz erheblich. Durch das Scannen von Waren können nicht nur Preise ermittelt, sondern auch Bestände in Echtzeit gebucht werden. Je nach Ausgestaltung des Point of Sale fest im Tresen installiert oder als Handscanner ausgeführt.

Kartenlesegerät

Trotz der großen Beliebtheit des Bargelds werden immer mehr Transaktionen per Karte durchgeführt. Ein Leser für den Magnetstreifen auf Kredit- oder Debit-Karten ist daher unerlässlich. Hier sind allerdings neue technische Entwicklungen wie etwa berührungsloses Lesen per NearField Communication im Anmarsch.

Belegdrucker

Auch wenn elektronische Rechnungen auf dem Vormarsch sind, ist ein Bondrucker im Einzelhandel absolut notwendig. Es handelt sich dabei meistens um Thermodrucker, weil diese keine Verbrauchsmaterialen außer Thermopapier benötigen, leise und wartungsarm sind. Die Ausprägung der einzelnen Geräte, insbesondere vom zentralen POS Computer, sowie die Funktionalität der eingesetzten Software ergibt sich aus den Anforderungen des konkreten Geschäftes und nicht zuletzt aus dem vorhandenen Budget.

Nicht vergessen sollte man dabei aber, dass die POS-Ausstattung die Visitenkarte des Einzelhandels ist. Daher sollte neben einer einwandfreien Funktionalität auch der optische Aspekt eine Rolle spielen.

Wichtige Software Features im Kassensystem

Zentrale Bedeutung für effiziente Abläufe im Einzelhandel hat der POS Computer und die darauf laufende Software. Dabei geht es nicht nur darum, möglichst schnell und reibungslos kassieren zu können, sondern um das Zusammenspiel aller Funktionen im Business.

Bestandsverwaltung

Um out-of-stock Situationen zu vermeiden, ist eine genaue Bestandsführung absolut notwendig. Ein gutes POS System kennt zu jedem beliebigen Zeitpunkt den aktuellen Bestand aller Artikel sowie den Bestellstatus. Dazu müssen Funktionen wie Wareneingang integriert sein, und die Abbuchung von Beständen passiert genau zum Zeitpunkt des Checkouts. Mit guten Analyse-Funktionalitäten ausgestattete POS Systeme unterstützen darüber hinaus bei der Ermittlung von optimalen Bestellzyklen.

Kundenverwaltung

Die Kundenverwaltung spielt im Einzelhandel eine immer größere Rolle. Welcher Kunden hat wann was gekauft – das ist im Onlinehandel Basiswissen. Auch der stationäre Handel muss seine Kunden kennen und mit ihnen in Kontakt bleiben, wenn er auf Dauer erfolgreich sein will. Ein POS System kann und sollte die Basis dafür sein.

Mitarbeiter-Verwaltung

Gerade im Einzelhandel wird sehr viel mit Teilzeitkräften gearbeitet. Das kann schnell unübersichtlich werden. Hier kann das System die Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaubskonten etc. übernehmen und die Geschäftsführung von manuellen Arbeiten entlasten. Die Mitarbeiter melden sich am Terminal an und ab, die Arbeitszeiten werden automatisch gegen Arbeitszeitmodelle gerechnet, Abrechnungen können automatisiert werden.

(Verkaufs-)Statistiken

Um für den Point of Sale fundierte Entscheidungen über Marketingaktionen oder Produktplatzierungen treffen zu können, liefert der Computer die notwendigen detaillierten Daten über Mengen, Zeiten und Kunden. Gute Reporting- und Analysetools gehören daher unbedingt zur Software.

Das richtige POS System für das eigene Geschäft

Neben den Fragen nach den eigenen Anforderungen und den tatsächlichen Kosten für Hardware und Software spielen auch der Service des Anbieters, Sicherheit und die Qualität der Hardware eine Rolle bei der Entscheidung für das System am Point of Sale. Einfache Bedienung aller Komponenten ist ebenso ein wichtiger Faktor. Die Bedienung des Terminals sollte intuitiv und in kurzer Zeit erlernbar sein, da im Einzelhandel häufig neues Personal eingearbeitet werden muss.

Terminal als Herzstück des Point of Sale

Ein entscheidender Faktor im Kassensystem ist das Terminal. Standard ist heute etwa ein Gerät mit 15 Zoll Touchscreen im Format 4:3, modernem Prozessor (Dual- oder Quad-Core) und mindestens 4 GB Hauptspeicher. Für ein übliches System sollte Windows als Betriebssystem ausreichen. Ein solches Modell ist beispielsweise der Elo Touchcomputer 15E3 vom Touch-Spezialisten Elo Touch Solutions.

Etwas mehr Optionen – zu einem höheren Preis – bietet zum Beispiel das POS-Terminal NCR RealPOS XR5 All-in-one mit 8 GB RAM, Solid State Disc, und der Möglichkeit von Linux oder Android als Betriebssystem.

Peripherie: Funktion und Form

Die peripheren Geräte am Point of Sale müssen nicht nur einwandfrei funktionieren, sie sollten auch zum Ambiente des Geschäftes und der übrigen technischen Ausstattung passen. Das Kundendisplay muss klar und deutlich ablesbar sein, zwei Zeilen darstellen und einen großen Betrachtungswinkel haben.

So ist das Epson DM-D110 frei dreh- und kippbar und kann so den Gegebenheiten genau angepasst werden. Beim Belegdrucker ist die Konnektivität wichtig, er sollte zu allen gängigen Betriebssystemen kompatibel sein, um so eine reibungslose Abwicklung von Transaktionen zu gewährleisten.

Auch auf einem Ladentisch muss der Drucker eine gute Figur machen, wie zum Beispiel der Star Micronics Star mPOP Belegdrucker. Ebenfalls zur Peripherie gehört ein Handheld wie etwa der CIPHERLAB 8300 Long-Range Laser. Mit einem solchen Gerät lassen sich einfach Bestellungen am Regal aufnehmen oder die Warenannahme effizienter durchführen.

Zukunftssicherheit durch Flexibilität

Der Einzelhandel muss sich stetig weiterentwickeln. Die Konkurrenz ist groß und mittlerweile weltweit, neue Geschäftsmodelle müssen schnell einsetzbar sein. Deshalb braucht der Point of Sale flexible Komponenten, die auch den Anforderungen von morgen standhalten.